Tin tức ngành
Chu kỳ kiểm tra nhà máy ở Việt Nam kéo dài bao lâu? Những điểm chính của việc quản lý lịch trình là gì? Làm thế nào để tăng tốc độ phê duyệt đánh giá?
Giới thiệu ngắn gọn về kiểm tra nhà máy tại Việt Nam
Kiểm tra nhà máy Việt Nam là một đánh giá có hệ thống các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam được thực hiện bởi các tổ chức bên thứ ba hoặc người mua. Mục tiêu cốt lõi là xác nhận xem doanh nghiệp có đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội, chuẩn mực quản lý sản xuất và các luật và quy định liên quan hay không. Là một cơ sở sản xuất quan trọng ở Đông Nam Á, Việt Nam đã thực hiện một số lượng lớn các đơn đặt hàng quốc tế về quần áo, điện tử, đồ nội thất và các ngành công nghiệp khác, và kiểm tra nhà máy đã trở thành một chỉ số cứng nhắc để các thương hiệu quốc tế lựa chọn nhà cung cấp. Các doanh nghiệp vượt qua kiểm tra nhà máy có nghĩa là chế độ hoạt động của họ đáp ứng các yêu cầu cơ bản của chuỗi cung ứng toàn cầu và có thể giảm hiệu quả danh tiếng và rủi ro pháp lý của các đối tác.
Chu kỳ thời gian kiểm tra nhà máy tại Việt Nam
Không có tiêu chuẩn cố định cho chu kỳ tổng thể kiểm định nhà máy ở Việt Nam, điều này bị ảnh hưởng bởi loại hình kiểm tra nhà máy, điều kiện cơ bản của doanh nghiệp, hiệu quả của tổ chức kiểm toán và các yếu tố khác. Từ việc chuẩn bị khởi nghiệp đến việc lấy báo cáo kiểm toán cuối cùng, quá trình này có thể được chia thành ba giai đoạn:
1. Giai đoạn chuẩn bị sơ bộ: Chu kỳ của doanh nghiệp từ việc làm rõ nhu cầu kiểm tra nhà máy đến hoàn thành khắc phục nội bộ phụ thuộc vào khoảng cách giữa các tiêu chuẩn hoạt động hiện có và tiêu chuẩn kiểm tra nhà máy. Nếu doanh nghiệp đã thiết lập một hệ thống quản lý hoàn hảo trước đó, nó chỉ cần được tối ưu hóa theo cách có mục tiêu và chu kỳ chuẩn bị tương đối ngắn; nếu nền tảng yếu, nó cần được cải thiện từ nhiều khía cạnh như xây dựng hệ thống, khắc phục tại chỗ, đào tạo nhân sự, v.v. và chu kỳ chuẩn bị sẽ được mở rộng cho phù hợp.
2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán: Thời gian để tổ chức kiểm toán tham gia kiểm toán thường được xác định theo quy mô của doanh nghiệp và số lượng dây chuyền sản xuất, từ lần liên lạc đầu tiên để xác nhận thời gian kiểm toán đến khi hoàn thành xác minh tại chỗ và xác minh tài liệu. Quy trình tổng thể rất nhỏ gọn và cốt lõi tập trung vào việc xác minh hoạt động thực tế và khớp thông tin tại chỗ.
3. Giai đoạn phát hành báo cáo: Sau khi kiểm toán, tổ chức cần phân loại dữ liệu, xác minh các vấn đề và viết báo cáo. Chu kỳ của giai đoạn này được xác định bởi hiệu quả quy trình nội bộ của tổ chức. Nếu có ít vấn đề hơn trong cuộc kiểm toán, báo cáo sẽ được phát hành nhanh hơn; nếu có những vấn đề cần được xem xét, chu kỳ sẽ tăng lên một chút.
Các điểm chính của quản lý tiến độ kiểm tra nhà máy tại Việt Nam
1. Phân chia trách nhiệm rõ ràng: thành lập một nhóm kiểm tra nhà máy đặc biệt để làm rõ trách nhiệm của từng bộ phận, chẳng hạn như bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm khắc phục tuân thủ tại chỗ, bộ phận hành chính chịu trách nhiệm đối chiếu tài liệu và bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm xác minh quyền và lợi ích của nhân viên, để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm và đảm bảo rằng có những người đặc biệt trong mỗi liên kết.
2. Xây dựng một kế hoạch chi tiết: tháo rời các nhiệm vụ xung quanh mục tiêu kiểm tra nhà máy, thiết lập các nút chính ở từng giai đoạn, làm rõ các tiêu chuẩn hoàn thành và yêu cầu về thời gian của từng nhiệm vụ và dành thời gian linh hoạt để giải quyết các vấn đề đột ngột, tổ chức các cuộc họp quảng bá tiến độ thường xuyên, tìm và giải quyết các điểm bế tắc trong việc thực hiện kịp thời.
3. Tăng cường xác minh nội bộ: thực hiện nhiều vòng kiểm toán mô phỏng nội bộ trước khi kiểm toán chính thức, kiểm tra từng mục theo tiêu chuẩn kiểm tra của nhà máy và tập trung vào các liên kết dễ gặp sự cố, chẳng hạn như cơ sở an toàn phòng cháy chữa cháy, hồ sơ tham dự của nhân viên, quy trình xử lý bảo vệ môi trường, v.v., để đảm bảo rằng việc khắc phục nội bộ đáp ứng các yêu cầu và giảm các điểm có vấn đề trong kiểm toán chính thức.
4. Duy trì giao tiếp trơn tru: thiết lập cơ chế giao tiếp bình thường với tổ chức kiểm toán, xác nhận trước quy trình kiểm toán, danh sách thông tin và các thông tin quan trọng khác. Nếu có trường hợp đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp, hãy liên lạc với tổ chức kịp thời để tránh sự chậm trễ trong kiểm toán do thông tin không đối xứng.
5. Làm tốt công việc lưu trữ tài liệu: phân loại và sắp xếp các tài liệu theo tiêu chuẩn kiểm tra nhà máy để đảm bảo rằng tất cả các loại hồ sơ có thể được truy tìm, chẳng hạn như hợp đồng lao động của nhân viên, hồ sơ đào tạo, sổ cái bảo trì thiết bị, báo cáo kiểm tra bảo vệ môi trường, v.v., để tránh thiếu thông tin hoặc nhầm lẫn trong quá trình kiểm toán.
Chiến lược đẩy nhanh việc phê duyệt kiểm tra nhà máy tại Việt Nam
1. Chuẩn chuẩn trước: Nghiên cứu chuyên sâu các yêu cầu cốt lõi của hệ thống kiểm tra nhà máy mục tiêu, kết hợp với pháp luật và quy định địa phương tại Việt Nam, làm rõ các điểm tuân thủ mà doanh nghiệp cần đáp ứng, tránh sai lệch theo hướng khắc phục từ nguồn, và giảm chi phí thời gian điều chỉnh lặp đi lặp lại.
2. Ưu tiên giải quyết các vấn đề cốt lõi: tập trung vào các mục kiểm toán có trọng lượng cao trong kiểm tra nhà máy, chẳng hạn như sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, bảo vệ quyền và lợi ích lao động, các biện pháp bảo vệ môi trường, v.v., ưu tiên khắc phục các vấn đề chính đó, giảm xác suất không phù hợp lớn trong kiểm toán và đặt nền tảng cho việc vượt qua kiểm toán một cách suôn sẻ.
3. Tăng cường đào tạo nhân viên: thực hiện đào tạo toàn bộ nhân viên cho các nội dung liên quan đến kiểm tra nhà máy để đảm bảo rằng nhân viên hiểu các chính sách tuân thủ của doanh nghiệp, quyền và lợi ích và nghĩa vụ của họ, nắm vững các thông số kỹ thuật hoạt động tại chỗ và tránh sai sót của con người trong kiểm toán do các yêu cầu không quen thuộc
4. Tối ưu hóa quản lý tại chỗ: liên tục cải tiến môi trường địa điểm sản xuất, chuẩn hóa vị trí đặt thiết bị, lưu trữ vật liệu, cài đặt kênh cháy, v.v., đảm bảo rằng hoạt động on-site phù hợp với hồ sơ tài liệu và cải thiện đánh giá tổng thể về cấp quản lý doanh nghiệp của kiểm toán viên.
5. Với sự giúp đỡ của sự hỗ trợ chuyên môn: Nếu doanh nghiệp chưa quen thuộc với các tiêu chuẩn kiểm tra nhà máy, họ có thể giới thiệu các tổ chức tư vấn có kinh nghiệm kiểm định nhà máy Việt Nam để xây dựng kế hoạch cải chính, hướng dẫn kiểm toán nội bộ dựa trên năng lực chuyên môn, giải quyết chính xác các vấn đề, rút ngắn chu kỳ chuẩn bị
6. Khắc phục kịp thời sự không phù hợp: Nếu phát hiện có vấn đề trong kiểm tra sơ bộ, hãy nhanh chóng xây dựng kế hoạch cải chính và thực hiện, nộp tài liệu chứng nhận chỉnh lưu cho tổ chức kiểm toán kịp thời, cố gắng vượt qua đánh giá cùng một lúc và tránh gia hạn chu kỳ do nhiều lần chỉnh lưu gây ra.
Nói một cách dễ hiểu, nhà máy kiểm tra tại Việt Nam là “tấm vé vào” để các doanh nghiệp Việt Nam tham gia vào chuỗi cung ứng quốc tế, đồng thời cũng là thước đo quan trọng để đo lường khả năng tuân thủ toàn diện của doanh nghiệp. Trong bối cảnh các quy tắc thương mại quốc tế ngày càng nghiêm ngặt, kiểm tra nhà máy không còn là một quy trình tùy chọn, mà là mắt xích cốt lõi của sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 
