Tin tức ngành
Những giấy tờ nào được yêu cầu để kiểm tra nhà máy tại Việt Nam? Việc chuẩn bị tài liệu có khó không? Các tổ chức chuyên nghiệp có thể cung cấp sự trợ giúp gì?
Giới thiệu ngắn gọn về kiểm tra nhà máy tại Việt Nam
Kiểm tra nhà máy Việt Nam là một mắt xích quan trọng để các doanh nghiệp hoạt động tuân thủ và tiếp cận chuỗi cung ứng toàn cầu. Tài liệu là cơ sở cốt lõi để kiểm tra và xác minh nhà máy, xác định trực tiếp sự thành công hay thất bại của kiểm tra nhà máy. Với việc thắt chặt giám sát ở Việt Nam, đặc biệt là trong lao động, bảo vệ môi trường, kiểm soát xuất xứ và các lĩnh vực khác, các yêu cầu quy phạm đối với việc chuẩn bị tài liệu tiếp tục được cải thiện. Sắp xếp trước các tài liệu cần thiết, làm rõ khó khăn trong việc chuẩn bị và dựa vào sức mạnh của các tổ chức chuyên nghiệp có thể tránh các lỗ hổng tuân thủ một cách hiệu quả và giảm rủi ro kiểm tra nhà máy. Sau đây dựa trên các yêu cầu cốt lõi của kiểm tra nhà máy của Việt Nam, và các nội dung liên quan được giải thích chi tiết để cung cấp tài liệu tham khảo cho việc chuẩn bị kiểm tra nhà máy doanh nghiệp.
Các giấy tờ cần thiết để kiểm tra nhà máy tại Việt Nam
(I) Tài liệu trình độ chuyên môn của cơ quan chính của doanh nghiệp
1. Giấy phép kinh doanh và mẫu đăng ký mã số thuế chứng minh trình độ kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
2. Hồ sơ giấy chứng nhận quyền kinh doanh xuất nhập khẩu (liên quan đến doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu), điều lệ.
3. Hợp đồng thuê mặt bằng nhà máy hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu chứng minh sự tuân thủ của mặt bằng kinh doanh.
4. Các tài liệu giấy phép kinh doanh ngành có liên quan và chuẩn bị các bằng cấp sản xuất và vận hành của các danh mục tương ứng khi cần thiết.
(II) THỰC HÀNH CÁC TÀI LIỆU TUÂN THỦ
1. Hợp đồng lao động của người lao động cần tuân thủ luật lao động và quy định của Việt Nam, và tất cả người lao động cần phải được ký và giữ nguyên.
2. Hồ sơ nhân viên, bao gồm mẫu đăng ký nhập cảnh, bản sao giấy chứng nhận danh tính và tài liệu kiểm tra lý lịch.
3. Hồ sơ tiền lương và điểm danh, bao gồm báo cáo điểm danh, biểu mẫu kế toán tiền lương và chứng từ phát hành.
4. Các tài liệu liên quan đến thanh toán an sinh xã hội, bao gồm giấy chứng nhận đăng ký an sinh xã hội, chứng từ thanh toán và chi tiết.
Năm. Hồ sơ đào tạo tuân thủ nhân viên, liên quan đến quy định lao động, vận hành an toàn và các nội dung khác.
(III) Tài liệu An toàn và Bảo vệ Môi trường
1. Các tài liệu tuân thủ an toàn, bao gồm báo cáo kiểm tra cơ sở chữa cháy, hồ sơ khoan an toàn và sổ cái thiết bị bảo hộ lao động.
2. Giấy phép phê duyệt bảo vệ môi trường và giấy phép xả thải ô nhiễm chứng minh rằng các quy trình bảo vệ môi trường đã hoàn tất.
3. Báo cáo kiểm tra nước thải và khí thải, hợp đồng xử lý chất thải nguy hại và giấy chứng nhận đủ điều kiện.
4. Hồ sơ hoạt động của thiết bị bảo vệ môi trường đảm bảo hoạt động bình thường và truy xuất nguồn gốc của các cơ sở bảo vệ môi trường.
(IV) Các tài liệu liên quan đến thương mại và sản phẩm
1. Giấy chứng nhận xuất xứ (được chuẩn bị theo yêu cầu để được hưởng ưu đãi thuế quan và đáp ứng xác minh xuất xứ).
2. Các tài liệu hoạt động xuất nhập khẩu như tờ khai hải quan, hóa đơn, danh sách đóng gói (liên quan đến kinh doanh xuất nhập khẩu).
3. Tài liệu hệ thống chất lượng sản phẩm và báo cáo thử nghiệm để chứng minh sự tuân thủ chất lượng sản phẩm.
4. Các tài liệu liên quan đến chuỗi cung ứng để đảm bảo rằng thông tin chuỗi cung ứng là minh bạch và có thể truy xuất nguồn gốc.
Khó khăn trong việc chuẩn bị vật liệu kiểm tra nhà máy tại Việt Nam
1. Các loại tài liệu rất phức tạp và cần phải bao gồm nhiều khía cạnh tuân thủ, điều này dễ bị thiếu sót. Đặc biệt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu khả năng phân loại hệ thống, điều này rất khó để phân loại.
2. Các quy định địa phương của Việt Nam được cập nhật thường xuyên, và mối liên hệ với các tiêu chuẩn tuân thủ quốc tế cần được kiểm soát chính xác. Các doanh nghiệp dễ bị không tuân thủ các tài liệu do không quen thuộc với các quy định mới.
3. Một số tài liệu cần được nộp hoặc chứng nhận bởi bộ phận địa phương. Quá trình này rườm rà, tốn thời gian và dễ trì hoãn tiến trình kiểm tra nhà máy.
4. Các tài liệu cần đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và gắn kết để tránh mâu thuẫn, và có yêu cầu cao đối với việc quản lý hàng ngày của doanh nghiệp.
Trợ giúp có thể được cung cấp bởi các tổ chức chuyên nghiệp (như Shenzhen Skyworth Thinking Enterprise, Shenzhen Factory Inspection Home, Ningbo Creative Thinking Enterprise và South China Factory Inspection Network)
1. Tư vấn và tổng hợp tuân thủ, kết hợp với các quy định và tiêu chuẩn kiểm định nhà máy mới nhất của Việt Nam, làm rõ danh sách tài liệu, hướng dẫn doanh nghiệp phân loại và phân loại, tránh các vấn đề thiếu sót và không tuân thủ.
2. Xem xét và cải tiến tài liệu, xác minh toàn diện các tài liệu hiện có, chỉnh sửa nội dung không tuân thủ và hỗ trợ hoàn thành các quy trình tẻ nhạt như nộp hồ sơ và chứng nhận.
3. Tự kiểm tra và chỉnh sửa nội bộ, mô phỏng quy trình kiểm tra nhà máy để thực hiện tự kiểm tra, khắc phục lỗ hổng tuân thủ trong tài liệu và hoạt động, và xây dựng các kế hoạch khắc phục mục tiêu.
4. Đào tạo nhân viên, thực hiện đào tạo liên quan đến quy định lao động Việt Nam, quy trình kiểm tra nhà máy và quản lý tài liệu, nâng cao nhận thức về tuân thủ doanh nghiệp.
5. Đồng hành cùng việc kiểm tra nhà máy trong toàn bộ quá trình, kết nối với tổ chức kiểm tra nhà máy, hỗ trợ trả lời các câu hỏi xác minh, đảm bảo quá trình kiểm tra nhà máy diễn ra suôn sẻ và cải thiện xác suất vượt qua.
Nói một cách dễ hiểu, việc chuẩn bị dữ liệu kiểm tra nhà máy tại Việt Nam là một công việc có hệ thống, và khó khăn tập trung vào việc điều chỉnh luật và quy định, quy định tài liệu và kiểm soát quy trình. Các doanh nghiệp có thể kết hợp quy mô của riêng họ và dựa một cách hợp lý vào năng lực chuyên môn của các tổ chức chuyên nghiệp để hoàn thành việc chuẩn bị tài liệu một cách hiệu quả và tránh rủi ro tuân thủ. Đồng thời, cần chuẩn hóa quản lý tài liệu và củng cố nền tảng tuân thủ trong hoạt động hàng ngày, điều này không chỉ có thể vượt qua thành công việc kiểm tra nhà máy mà còn xây dựng sự đảm bảo vững chắc cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp ở nước ngoài và giúp các doanh nghiệp tiếp cận ổn định chuỗi cung ứng toàn cầu. 
